Het is alweer bijna 20 jaar geleden dat met de Wet administratieve lastenverlichting en vereenvoudiging in socialeverzekeringswetten (de Wet Walvis) in 2006 de polisadministratie van het UWV werd geïntroduceerd. Deze polisadministratie wordt via de loonaangifte gevuld met gegevens uit de salaris- en hr-systemen van honderdduizenden inhoudingsplichtigen, die maandelijks of per 4 weken aangifte doen. Daarmee kregen alle ketenpartijen een stukje verantwoordelijkheid voor de polisadministratie.
Administratieve lastenverlaging
Gelukkig geeft de polisadministratie ons ook iets terug; een belangrijke doelstelling van de Wet Walvis is namelijk administratieve lastenverlaging voor werkgevers en burgers. Afnemers van de polisadministratie kunnen de gegevens uit de polisadministratie gebruiken, waardoor zij zelf geen gegevensuitvraag meer hoeven te doen. Het concept van eenmalige uitvraag en meervoudig gebruik.
Verwachtingen overtroffen
Maar wie had in 2006 kunnen voorspellen dat er anno 2024 zo’n 1200 (indirecte) afnemers zijn van gegevens uit de polisadministratie? En dat aantal groeit nog steeds. Ik denk zelf dat alle verwachtingen zijn overtroffen. Een succes dat te danken is aan alle ketenpartijen die de benodigde gegevens verzamelen, berekenen en aanleveren. Waar in de eerste jaren de aandacht vooral uitging naar de stabiliteit van de loonaangifteketen, ligt de focus nu meer op kwaliteit en tijdigheid van gegevens. Een logische ontwikkeling, gezien het intensieve en veelvuldige gebruik van de gegevens uit de polisadministratie, maar het staat wel op gespannen voet met de huidige loonaangiftesystematiek.
Foutloos werken is een utopie
Niemand wil fouten maken, maar foutloos werken is een utopie. En daarbij helpt de toenemende complexiteit in wet- en regelgeving die vaak in de loonaangifte samenkomt niet mee. Dus blijft controle noodzakelijk. De Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen bevatten inmiddels ruim 400 controles. Inhoudingsplichtigen ontvangen na ieder aangiftetijdvak een periodiek overzicht van geconstateerde fouten op basis van deze controles, met het verzoek deze te corrigeren.
Foutloos werken is een utopie
In de huidige loonaangiftesystematiek vindt het insturen van de loonaangifte achteraf plaats, met als gevolg dat de inhoud ook pas achteraf kan worden gecontroleerd door de ontvanger. Hierdoor ontvangt de inhoudingsplichtige over het algemeen pas zo’n 2 maanden nadat de gegevens zijn ingevoerd een overzicht of alle controles goed zijn doorlopen. Bij fouten kan die inhoudingsplichtige dus pas vanaf dat moment beginnen met corrigeren. En totdat de correctie is ontvangen, is het gegeven onjuist. Voelt u ook de spanning met kwaliteit en tijdigheid?
Innovaties
Fouten wil je snel signaleren en corrigeren; dat is veel efficiënter en goedkoper. Realtime informatie-uitwisseling is dan ook steeds meer de standaard geworden. De tijd dat we een acceptgiro naar de bank brachten en een paar weken later een bankafschrift in de brievenbus ontvingen om te controleren of de overboeking goed was uitgevoerd, ligt alweer ver achter ons. Met iDEAL of een ‘tikkie’ in combinatie met de bankapp duurt dit proces nog maar enkele minuten. Zou een contractwijziging of aanvraag loonkostenvoordeel doorgeven aan de polisadministratie en de feedback daarop terugkrijgen dan ook niet veel sneller kunnen? Ik denk dat de loonaangifteketen veel kan leren van dit soort innovaties.
De toekomst van de loonaangifteketen
De vraag hoe de loonaangifteketen in de toekomst kan blijven voldoen aan de behoefte van afnemers om actuele gegevens van hoge kwaliteit te ontvangen, is relevant. Niet alleen voor de afnemers, maar ook voor iedereen die sneller en beter geholpen wil worden. Dit is echter geen klein vraagstuk en het antwoord zal dus nog wel even op zich laten wachten. De eerste brede verkenningen vinden al plaats onder leiding van het Ketenbureau loonaangifte. De trein is dus vertrokken, met als bestemming de toekomst van de loonaangifteketen. Alleen weten we nu nog niet hoe lang de reis gaat duren en waar hij ons naartoe zal leiden.
