De werkkostenregeling (WKR) bestaat ruim tien jaar. Toch is de werking ervan niet altijd even helder, waardoor de mogelijkheden niet optimaal worden benut. “Wij zien het aan de hoeveelheid vragen die erover worden gesteld bij onze supportdesk”, zegt Leo Overvoorde, Commercial Product Manager bij Exact Software.

De piek van die vragen ligt in de laatste maanden van het jaar. “Dan wordt er ineens veel werk in gestopt”, ziet hij. “Maar juist dan kampt de salarisadministratie met eindejaarsdrukte. De maand juni is veel geschikter om met de werkkostenregeling aan de slag te gaan.”

Stap één: Maak een schatting van de vrije ruimte

De jaarlijkse vrije ruimte is op dit moment 1,92% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% van de loonsom daarboven. “Maar loon dat valt onder de groene tabellen, zoals bijvoorbeeld transitievergoedingen, hoort niet automatisch bij die loonsom”, waarschuwt Jacqueline Dado-Van Stratum, Productmanager Wet- en Regelgeving bij Exact. “Als dat in enig jaar meer dan 10% van het fiscale loon is, mag het niet worden meegeteld in de loonsom voor de opbouw van de vrije ruimte.”

Wat exact de fiscale loonsom van een bepaald kalenderjaar wordt, is tot laat in het jaar niet met zekerheid vast te stellen. “Personeel kan tussentijds uit dienst treden, iemand kan onbetaald verlof nemen, er kan bovengemiddeld veel overwerk nodig zijn, vervanging bij ziekte, noem maar op. Bij het maken van een goede schatting van de opbouw van de vrije ruimte is het belangrijk om met variabelen rekening te houden.”

Stap twee: Bepaal wat je in de vrije ruimte stopt

De vrije ruimte binnen de WKR is er voor belaste vergoedingen en verstrekkingen die je toch netto aan de werknemer wilt geven. Denk aan een kerstpakket, verjaardagsgeschenk, eindejaarsbonus of personeelsfeest. Voorwaarde is dat het voldoet aan de gebruikelijkheidstoets: maximaal € 2.400 per werknemer per jaar en voor minimaal 30% van de werknemers.

“Bij een personeelsfeest speelt de locatie een niet te onderschatten rol. Op de werkplek (arbo-verantwoordelijk) gelden lagere normbedragen dan het factuurbedrag. Ook een zakelijk karakter van een personeelsuitje kan ervoor zorgen dat er minder ten laste hoeft te komen van de vrije ruimte”, zo legt Jacqueline uit.

Loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals een transitievergoeding, mag niet netto worden verstrekt vanuit de vrije ruimte van de WKR, net als een auto van de zaak of woonruimte. “Dat mag nooit onder de vrije ruimte worden geschaard”, benadrukt ze. “Reguliere reiskostenvergoedingen, tot 23 cent per kilometer, hoef je er niet onder te laten vallen, net als thuiswerkvergoedingen. Die bedragen zijn sowieso onbelast.”

Stap drie: Zorg voor een goede registratie

Ze wijst erop dat uit de administratie duidelijk moet blijken wat een werkgever in de vrije ruimte van de WKR stopt. “Je moet zaken aanwijzen als eindheffingsloon, zoals dat heet. Het moet, kortom, op een specifieke grootboekrekening of looncomponent worden geboekt.”

Dat vraagt om goede software, zoals die van Exact, én een goede inrichting van de administratie, vult Leo aan. “Veel zaken komen uit de salarisadministratie, maar sommige dingen moeten echt uit de financiële administratie komen. Er moeten duidelijke procedures zijn voor de mensen die op de administratie werken, zodat ze declaraties en vergoedingen juist boeken.”

Keuzes binnen de vrije ruimte

Als de eerste drie stappen zijn gezet, kan de werkgever bepalen welke elementen eronder gaan vallen. Er zijn talloze keuzes te maken, vindt Leo. “Je kunt bijvoorbeeld de onbelaste reiskostenvergoeding van 23 cent per kilometer aanvullen tot 30 cent, waarbij die laatste 7 cent dus in de vrije ruimte van de WKR valt.”

Hij wijst verder op de mogelijkheid om een stuk brutoloon om te zetten naar een ongebruikte netto vergoeding. “Er zijn cao’s waarin per kilometer 15 cent reiskosten wordt vergoed. Voor een werknemer met een woonwerk-afstand van 25 kilometer, is dit 80 euro per maand, die kan worden omgezet naar netto. Dat kan netto 30 euro schelen. De vrije ruimte gebruiken voor de aanschaf van een fiets door de werknemer, via een renteloze lening van de werkgever, is ook een veelgebruikte optie.”

“Je moet er wel afspraken over maken, individueel of in een personeelshandboek”, is zijn afsluitende advies. “En het vergt goede communicatie met je werknemers. Zoiets regel je niet op een vrijdagmiddag. Daar is de zomerperiode optimaal voor.”

Dit artikel is gesponsord door Exact Software.